Éditions M-Files
M-Files Online se décline en quatre éditions différentes :
Core
Une offre d’entrée de gamme pour des charges de travail plus light sur les serveurs clients. Exploitez la puissance de l’architecture unique de métadonnées, des workflows et de la gestion d’accès de M-Files.
Standard
Cette édition fournit un ensemble complet de fonctionnalités pour construire des solutions de gestion de contenu intelligentes en exploitant l’Intelligence artificielle M-Files® dans le cloud ou sur site.
Professional
La version Professional étend les fonctionnalités standard avec des intégrations à de multiples applications métier et suites d’outils bureautique et permet également la mise en œuvre de solutions de contrôle des documents plus avancées.
Enterprise
La version Enterprise est conçue pour gérer les charges de travail critiques au sein des entreprises, en conformité avec les différentes réglementations de leurs industries.
Chaque utilisateur au sein d’une organisation utilise la même édition du produit, les différences fonctionnelles entre les éditions étant décrites ci-dessous :
| Interfaces utilisateur | Core | Standard | Professional | Enterprise |
| M-Files Desktop pour Windows | OUI | OUI | OUI | OUI |
| M-Files Mobile pour Android et iOS | OUI | OUI | OUI | OUI |
| M-Files Web (Classic) | OUI | OUI | OUI | OUI |
| M-Files New Web | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Interface utilisateur intégrée pour Microsoft SharePoint Online et Teams | NON | NON | OUI | OUI |
| Interface utilisateur intégrée pour Salesforce | NON | NON | OUI | OUI |
| Extension Chrome pour Gmail et Google Drive | NON | NON | OUI | OUI |
| Interface utilisateur intégrée pour ESRI ArcGIS | NON | NON | OUI | OUI |
| Vue diagramme de GANTT | NON | NON | OUI | OUI |
| Consulter les vues M-Files via le client de bureau Microsoft Outlook grâce au complément Outlook avancé. | Module complémentaire | Module complémentaire | Module complémentaire | Module complémentaire |
| Modèles de solutions pour les cas d’usage courants | Core | Standard | Professional | Enterprise |
| Gestion documentaire générique (exemple de coffre) | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Modèle de coffre CM pour la gestion des contrats (l’intégration DocuSign est prise en charge dans les éditions Professional et Enterprise) | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Coffre Back Office (l’intégration DocuSign est prise en charge dans les éditions Professional et Enterprise) | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Modèle de coffre RH pour la gestion des dossiers des employés | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Modèle de coffre Gestion des documents de projet pour la gestion des documents liés aux projets, dossiers et engagements. | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Modèle de coffre RGPD pour la gestion des demandes relatives aux données personnelles ainsi que des politiques de confidentialité. | NON | NON | NON | OUI |
| Modèle de coffre QMS pour la gestion des procédures d’utilisation normalisées (SOP) et des audits. | NON | NON | NON | OUI |
| Contrôle de versions | Core | Standard | Professional | Enterprise |
| Empêcher les modifications involontaires, simultanées et conflictuelles avec les fonctions Verrouiller et Publier. | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Enregistrer toutes les modifications apportées aux contenus et aux métadonnées des fichiers grâce à la fonction d’application du contrôle de versions. Les versions précédentes demeurent accessibles via la fenêtre d’historique de l’objet. | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Utiliser le module Version Control Lite pour configurer plusieurs scénarios de gestion des versions, y compris des versions majeures et mineures, et gérer séparément les versions de vos documents en cours de modification et les versions publiées. | NON | NON | OUI | OUI |
| Utiliser le module Advanced Version Control pour gérer simultanément plusieurs versions publiées et traductions d’un même document. | NON | NON | NON | OUI |
| Utiliser le module Change Request pour lancer des mises à jour de version via des objets de demande de modification formelle. | NON | NON | NON | OUI |
| Collaboration et partage | Core | Standard | Professional | Enterprise |
| Partager des documents en tant que pièces jointes par e-mail. | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Partager des objets et des documents avec d’autres utilisateurs M-Files via des URL M-Files. | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Partager des fichiers avec des utilisateurs externes via des liens publics. | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Utiliser la co-création pour permettre à plusieurs utilisateurs de modifier des fichiers Microsoft Office simultanément. | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Utiliser le module M-Files pour Google G Suite pour permettre la modification et la co-création de documents Google natifs. | NON | NON | OUI | OUI |
| Permettre une collaboration et une productivité optimales avec Hubshare – une solution complète d’expérience client numérique et d’espace de travail collaboratif. | NON | NON | Module complémentaire | Module complémentaire |
| Manipulation et contrôle des fichiers | Core | Standard | Professional | Enterprise |
| Afficher un aperçu de fichier pour les types de fichiers courants. | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Afficher un aperçu de fichier pour les documents Google Docs, Sheets et Slides natifs. | NON | NON | OUI | OUI |
| Annoter les fichiers sans modifier le fichier d’origine. | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Convertir les fichiers en PDF dans des workflows lors de l’import de fichiers, du partage de fichiers et de l’ajout de documents depuis un scanner dans M-Files. | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Utiliser le module PDF Processor pour la mise en page avancée des documents. | NON | NON | OUI | OUI |
| Surveiller et gérer l’impression de documents officiels avec le module Controlled Printing. | NON | NON | OUI | OUI |
| Print and Download Prevention – Empêcher les utilisateurs d’enregistrer des copies locales de documents sensibles et de les imprimer. | NON | NON | NON | OUI |
| Comparer deux versions différentes d’un même document Microsoft Word. | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Utiliser la fonction de comparaison de documents avancée pour comparer deux versions différentes d’un même document, deux documents différents et plusieurs types de fichiers. | NON | NON | OUI | OUI |
| Classement des contenus | Core | Standard | Professional | Enterprise |
| Enregistrer les contenus en fonction de leur nature et appliquer des propriétés de métadonnées pour améliorer la découverte. | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Utiliser des suggestions de métadonnées basées sur l’IA pour un classement plus efficace et plus exact. | NON | OUI | OUI | OUI |
| Enregistrer des documents depuis n’importe quelle application Windows directement dans le lecteur M virtuel de M-Files. | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Enregistrer dans M-Files les e-mails et les pièces jointes depuis Microsoft Outlook. | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Automatiser le classement des courriers électroniques de Microsoft Outlook grâce au complément Outlook avancé. | Module complémentaire | Module complémentaire | Module complémentaire | Module complémentaire |
| Enregistrer dans M-Files les e-mails de Gmail. | NON | NON | OUI | OUI |
| Enregistrer dans M-Files les pièces jointes des e-mails Gmail. | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Associer automatiquement des documents à des workflows grâce aux métadonnées. | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Définir des autorisations de façon individuelle pour chaque document et objet, manuellement ou automatiquement grâce aux métadonnées. | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Organiser les fichiers avec des vues dynamiques et des dossiers virtuels. | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Identifier les fichiers en double en fonction de leur contenu. | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Recherche | Core | Standard | Professional | Enterprise |
| Utiliser la recherche plein texte à partir du référentiel M-Files (contenu du fichier et métadonnées). | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Utiliser la recherche plein texte depuis des référentiels externes connectés (contenu du fichier et métadonnées). | NON | OUI | OUI | OUI |
| Utiliser la recherche floue pour chercher des variantes orthographiques du terme recherché. | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Utiliser la recherche de proximité pour trouver deux mots ou expressions à une certaine distance l’un de l’autre. | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Enregistrer les recherches (vues dynamiques) pour une utilisation ultérieure. | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Utiliser la recherche à facettes pour ajouter des filtres de recherche supplémentaires à l’interface utilisateur. | NON | OUI, nécessite implémentation IDOL | OUI, nécessite implémentation IDOL ou Smart Search | OUI, nécessite implémentation IDOL ou Smart Search |
| Taille maximale de l’index de recherche plein texte | 1 million d’objets | Illimitée, nécessite une implémentation IDOL (Standard, Projessional, Enterprise) | ||
| Recherche IDOL – Exécuter des services d’indexation de recherche plein texte sur des serveurs distincts et implémenter un cluster d’index de recherche multi-serveur pour prendre en charge des index de recherche volumineux contenant des millions de fichiers indexés. | NON | OUI | OUI | OUI |
| Smart Search – technologie de recherche basée sur la mémoire pour permettre une expérience de recherche instantanée aux clients de M-Files Online. Le nouveau moteur de recherche est hébergé par M-Files dans le cloud, mais les coffres-forts sur site peuvent également se connecter à ce service cloud. | NON | NON | OUI | OUI |
| Workflows, processus et piste d’audit | Core | Standard | Professional | Enterprise |
| Créer des workflows avec l’éditeur de workflows graphique. | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Envoyer des tâches à d’autres utilisateurs. | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Mettre en œuvre des processus automatisés avancés sans script ni API à l’aide de l’utilitaire Configuration Accelerators. | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Utiliser le module Advanced Notifications pour mieux consigner et envoyer les messages de notification, et afin de bénéficier de fonctionnalités plus avancées pour les modèles de messages de notification. | NON | NON | OUI | OUI |
| Utiliser le module Periodic Tasks dans le module complémentaire Advanced Workflows pour créer automatiquement des tâches périodiques récurrentes telles que des révisions périodiques de documents dans des workflows. | NON | NON | OUI | OUI |
| Automatiser l’envoi des tâches liées aux exigences de formation des documents contrôlés avec le module Training Management. | NON | NON | OUI | OUI |
| Permettre la progression automatique des workflows parents ou enfants avec le module Hierarchy Manager dans le module complémentaire Advanced Workflows. | NON | NON | OUI | OUI |
| Reporting et analyse | Core | Standard | Professional | Enterprise |
| Module Reporting – Exporter des métadonnées M-Files dans une base de données de reporting pour bénéficier d’éclairages utiles. Utiliser vos outils de visualisation de données favoris comme Microsoft Power BI pour créer des tableaux de bord de métadonnées de documents. | NON | OUI | OUI | OUI |
| M-Files Information Extractor – Suggère des balises de métadonnées pour les documents grâce à l’analyse textuelle. Ces suggestions reposent soit sur des correspondances avec d’autres métadonnées au sein du coffre (des noms de comptes synchronisés dans le CRM, par exemple), soit sur des règles analytiques textuelles (filtrage par motif, bibliothèques de données, etc.). | NON | OUI | OUI | OUI |
| Smart Metadata – Tire parti de l’apprentissage automatique afin d’apprendre et de suggérer des métadonnées pour les documents nouveaux ou existants. Ce système d’apprentissage automatique s’appuie sur les documents et métadonnées présents dans le coffre. | NON | OUI | OUI | OUI |
| Image Analysis – Suggère des métadonnées pour les images grâce à l’API Computer Vision de Microsoft Cognitive Services. Nécessite un abonnement à l’API Microsoft Computer Vision, à acheter séparément. | NON | OUI | OUI | OUI |
| M-Files Smart Classifier – Fournit des suggestions de catégorisation automatique des documents. | NON | NON | OUI | OUI |
| M-Files Discovery – Trouve des informations critiques comme des accords et des données sensibles dans M-Files ainsi que dans tout référentiel externe connecté. | NON | NON | OUI | OUI |
| Utiliser Log Exporter pour exporter des entrées du journal d’événements du coffre M-Files depuis M-Files Server afin de les stocker, de les analyser et de les archiver ailleurs. Cela permet de mieux gérer la taille de la base de données du coffre et d’analyser les journaux d’événements du coffre M-Files via des outils tiers comme Splunk. | NON | NON | NON | OUI |
| Activer la fonction User Action Log pour bénéficier d’une meilleure visibilité sur les actions effectuées par des utilisateurs individuels de M-Files Desktop dans un coffre donné. | NON | NON | NON | OUI |
| Gestion des e-mails | Core | Standard | Professional | Enterprise |
| Complément standard pour Microsoft Outlook – Enregistrer les e-mails et les pièces jointes d’Outlook dans M-Files | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Complément Outlook avancé – Archiver automatiquement les e-mails dans M-Files et parcourir M-Files directement depuis l’interface Outlook. | Module complémentaire | Module complémentaire | Module complémentaire | Module complémentaire |
| Plug-in Chrome pour Gmail – Enregistrer dans M-Files les e-mails et les pièces jointes de Gmail en vue de les conserver durablement. | NON | NON | OUI | OUI |
| Signature électronique | Core | Standard | Professional | Enterprise |
| Répertorier les validations de contenus réalisées via des workflows dans le journal d’événements M-Files | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Numérisez les processus de signature avec M-Files pour Adobe Sign. Nécessite un abonnement Adobe Sign. | NON | NON | OUI | OUI |
| Utiliser l’intégration DocuSign pour les cas d’usage où au moins un signataire n’est pas un utilisateur dans le coffre M-Files. Nécessite un abonnement DocuSign. | NON | NON | OUI | OUI |
| Numérisez les processus de signature avec l’intégration de Visma Sign. Nécessite un abonnement Visma Sign. | NON | NON | OUI | OUI |
| Signatures électroniques – Exiger une vérification supplémentaire de la transition d’étape du workflow dans M-Files afin de répondre aux exigences techniques relatives à la signature électronique dans les environnements fortement réglementés. Cette fonction est conçue pour les cas d’usage impliquant la validation des documents en interne dans M-Files. | NON | NON | NON | OUI |
| Trusted Digital Signatures – Idéal lorsque les documents sont validés en interne dans M-Files et les documents signés doivent être signés électroniquement pour garantir leur authenticité. Ce module est conçu pour les cas où deux organisations ou plus partagent des documents officiels au format PDF et où la partie destinataire souhaite s’assurer que le PDF signé électroniquement a bien été signé par l’autre partie. Nécessite un certificat de signature électronique matériel qui doit être obtenu séparément. Cette fonctionnalité n’est pas compatible avec les référentiels cloud de M-Files. | NON | NON | NON | OUI |
| Smart Card Signatures – Appliquer l’authentification Smart Card pour les transitions d’étape de workflows dans M-Files Desktop. | NON | NON | NON | OUI |
| Migration, capture et OCR de fichiers | Core | Standard | Professional | Enterprise |
| Importer des fichiers et des dossiers | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Numérisation côté client | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Surveillance des hot folders | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Module M-Files OCR Lite – Convertir les images scannées en PDF permettant d’effectuer des recherches, et utiliser l’OCR zonale pour capturer des attributs de métadonnées dans une certaine zone sur la page numérisée. | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Module M-Files OCR – Utiliser la reconnaissance de codes-barres pour capturer des valeurs de codes-barres en tant qu’attributs de métadonnées et utiliser l’hypercompression pour réduire la taille de fichier des images numérisées, sans réduire leur qualité. | NON | OUI | OUI | OUI |
| Outil M-Files Importer pour l’importation en masse de documents depuis des systèmes de fichiers et des objets de données de fichiers Excel vers M-Files. | NON | OUI | OUI | OUI |
| Compatibilité multi-référentiel | Core | Standard | Professional | Enterprise |
| Connecteur de dossiers réseau | NON | OUI | OUI | OUI |
| Connecteur SharePoint Online | NON | NON | OUI | OUI |
| Connecteur Google G Suite | NON | NON | OUI | OUI |
| Connecteurs pour d’autres référentiels | NON | Module complémentaire | Module complémentaire | Module complémentaire |
| Connexions à des sources de données externes | Core | Standard | Professional | Enterprise |
| Connexions à des bases de données externes – Synchroniser des objets de données depuis des bases de données externes et les adapter à la structure de métadonnées M-Files. | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Utiliser Ground Link pour établir des connexions réseau sécurisées entre différents domaines réseau ou entre le cloud M-Files et des ressources locales sur site (p. ex., dossiers réseau). | OUI | OUI | OUI | OUI |
| M-Files pour Salesforce – Synchroniser des objets de données Salesforce avec M-Files et baliser les documents pour les associer à des comptes, opportunités et autres objets Salesforce. | NON | NON | OUI | OUI |
| Plug-in M-Files pour Microsoft Dynamics CRM et Dynamics 365 – Synchroniser des objets de données de Microsoft Dynamics vers M-Files et baliser les documents pour les lier à des comptes, opportunités et autres objets de données. | NON | NON | OUI | OUI |
| Extensibilité et programmabilité | Core | Standard | Professional | Enterprise |
| API M-Files | OUI | OUI | OUI | OUI |
| API M-Files Web Service | OUI | OUI | OUI | OUI |
| UI Extensibility Framework M-Files | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Portail développeur | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Authentification, gestion des utilisateurs et autorisations | Core | Standard | Professional | Enterprise |
| Authentification M-Files | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Authentification Windows Kerberos pour les coffres sur site | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Authentification Azure Active Directory | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Créer et gérer des groupes d’utilisateurs et des listes de contrôle d’accès dans M-Files Admin. | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Gérer les rôles et les privilèges administrateur. | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Authentification AD FS | NON | NON | OUI | OUI |
| Authentification OKTA | NON | NON | OUI | OUI |
| Authentification Google | NON | NON | OUI | OUI |
| Chiffrement des données | Core | Standard | Professional | Enterprise |
| Chiffrement des données au repos. Cette fonctionnalité est appliquée à tous les référentiels cloud et peut être activée pour tous les coffres sur site. | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Chiffrement des métadonnées au repos – Activé dans le cloud, mais nécessite un paramétrage supplémentaire pour les déploiements locaux. | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Chiffrement des données en transit | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Intégration à Azure Key Vault – Gérer les clés de chiffrement de manière indépendante. | NON | NON | NON | OUI |
| Options de déploiement et volume inclus | Core | Standard | Professional | Enterprise |
| Volume cloud inclus | OUI | 150 000 objets par abonnement + 10 000 objets par licence utilisateur nominative et flottante (Standard, Professional , Enterprise) | ||
| Stockage cloud inclus | NON | 1 Mo par objet (Standard, Professional, Enterprise) | ||
| Volume cloud supplémentaire disponible | NON | OUI | OUI | OUI |
| Prise en charge de plusieurs coffres cloud M-Files | NON | OUI | OUI | OUI |
| Volume sur site inclus | 1 million d’objets | 1 million d’objets* (Standard, Professional, Enterprise) | ||
| Prise en charge de plusieurs coffres sur site sur chaque M-Files Server | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Prise en charge de plusieurs serveurs sur site | NON | OUI | OUI | OUI |
| Volume sur site supplémentaire disponible | NON | OUI | OUI | OUI |
| Utiliser le mode multi-serveur pour créer des implémentations sur site tolérantes aux pannes comprenant plusieurs instances de serveurs d’applications qui se connectent à la/aux même(s) base(s) de données de coffre. | NON | NON | NON | OUI |
| Restrictions pour les coffres cloud M-Files | Core | Standard | Professional | Enterprise |
| Volume maximum par coffre M-Files | N/A | 40 millions d’objets | 40 millions d’objets | 40 millions d’objets |
| Consommation moyenne max. de base de données de métadonnées par objet | N/A | 50 Ko | 50 Ko | 50 Ko |
| Consommation moyenne max. d’index de recherche par objet | N/A | 20 Ko | 20 Ko | 20 Ko |
| Nb. max. d’appels de base de données par seconde | N/A | 100 | 100 | 500 |
| Support produit et SLA | Core | Standard | Professional | Enterprise |
| Support communauté | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Guide de l’utilisateur et Base de connaissances M-Files | OUI | OUI | OUI | OUI |
| M-Files Academy | Module complémentaire | Module complémentaire | Module complémentaire | Module complémentaire |
| Disponibilité garantie (99,5 %) dans le cloud | NON | OUI | OUI | OUI |
| Support par e-mail | NON | OUI | OUI | OUI |
| Support par téléphone | NON | NON | 8 h-17 h | 24 h/24, 7 j/7 |
| Délais de réponse initiale | Aucun SLA | SLA standard | SLA standard | SLA 24 h/24, 7 j/7 |
| Délais de résolution ou de contournement du problème | Aucun SLA | SLA standard | SLA standard | SLA 24 h/24, 7 j/7 |
* un million d’objets ou 150 000 objets + 10 000 objets par licence nominative et flottante, selon le volume le plus élevé.